Assistant.e de gestion et de projets

75010 Paris 10e Arrondissement
CDD

A propos de Nous

L'Agence nationale pour l'amélioration des conditions de travail (Anact) est un établissement public national à caractère administratif placé sous la tutelle du ministre en charge du Travail (www.anact.fr). L’Anact a vocation à améliorer les conditions de travail en agissant notamment sur l'organisation du travail et les relations professionnelles.

L’Anact s’appuie sur un réseau de 16 agences régionales (les Aract) pour développer des projets au plus près des besoins des femmes et hommes au travail, des organisations et des territoires.

Basée Paris, l’Agence Régionale pour l’Amélioration des Conditions de Travail (Aract) Île de France, conduit les actions suivantes :

·       Développement de projets : concevoir et développer des projets collectifs avec des partenaires externes (branches professionnelles, partenaires sociaux, OPCO, préventeurs, consulaires, consultants),

·       Accompagnement d’entreprises (individuel ou collectif) : interventions, animations, formations, animation de groupes de travail de managers,

·       Promotion, diffusion, et transfert d’outils et méthodes vers différentes cibles : en s’appuyant sur les démarches conduites en région, les productions de l'Anact et agences régionales.

 

Votre mission, si vous l'acceptez

Sous l’autorité de la direction régionale de l’île de France, vous assurez les missions de gestion administrative et des ressources humaines, d’appui au processus d’analyse des demandes des entreprises et organisations, et d’appui administratif aux projets (formation, projets financés par le FSE,…).

Vos activités principales sont :

Gestion administrative :

  • Réaliser l’accueil téléphonique et physique ;

  • Gérer les fournitures et le stock des consommables ;

  • Mise en concurrence des fournisseurs en l’absence de marché (demande et analyse des devis) ou en-dessous du seuil de 40Keuros HT ;

  • Préparation des demandes d’engagement juridique ainsi que les services faits, soumis au DR, avant transmission au dép. de gestion mutualisée (DGM) ;

  • Veiller au bon fonctionnement des locaux et des matériels ;

  • Services généraux : suivi de maintenance de premier niveau ;

  • Référent hygiène et sécurité au sein des locaux ;

  • Planification/coordination de réunions d’instances, d’équipe et de projets. 

Gestion des ressources humaines :

  • Participation au réseau des correspond.es RH de l’EPA (animé par le département RH) et relais du département pour préparer les contrats, avenant, …) ;

  • Suivi des situations individuelles en lien avec le département RH ;

  • Gestion des absences (réception et contrôle des justificatifs,) ;

  • Participation aux procédures de recrutement en lien avec le département RH (relais d’information pour le montage des dossiers administratifs…) ;

  • Participation au plan de formation équipe : recueil des besoins, élaboration du plan de formation local et gestion des formations locales ;

  • Gestion des titres restaurants, appui de 1er niveau auprès de l’équipe ;

  • Référent.e Aloès (Association de loisirs et œuvres sociales de l’Anact).

Gestion des demandes d’intervention :

  • Gestion des demandes d’intervention émanant des entreprises : réception, centralisation, enregistrement dans les bases de données (e-deal, …), réorientation vers des partenaires, prise de contact de premier niveau ;

  • Contribution au processus de l’analyse des demandes notamment via l’outil dédié en lien avec l’adjointe de direction ;

  • Réalisation du bilan annuel des demandes.

Gestion administrative de la conduite de projets

  • Appui aux Chargés de mission, au suivi et reporting de l’activité liée aux projets et aux interventions en entreprise, appui à la préparation des bilans et CSF, notamment dans le cadre des projets financés par le FSE (référent Gédéon ?) ;

  • Assistance de projets dans le cadre du dispositif ARESO, en lien avec les chargés de mission intervenants, avec les référents Icir Nord et national (à partir du 2ème semestre 2024) ;

  • Appui à la préparation et l’organisation des évènements, en présence et à distance, proposés dans le cadre de projets ;

  • Appui logistique aux formateurs dans la mise en œuvre de l’offre de formation inter-entreprises/catalogue (réservations de salles et repas), en lien avec les assistantes de l’Icir Nord, et intra-entreprises (inscriptions, logistique, …) ;

  • Référent.e de l’Aract sur l’offre de formations : respect des « normes » QUALIOPI, suivi des demandes, formalisation des engagements auprès des stagiaires, assistance matérielle, etc.), hors facturation et conventionnement.

Le profil idéal, selon nous

De formation bac +2 de type BTS assistant de direction, vous avez développé des compétences dans la fonction d’assistance de direction grâce à une expérience professionnelle d’au moins 3 années dans des fonctions similaires ou apparentées.

Le.a candidat.e présente :

  • Des capacités à s’organiser, anticiper et alerter dans le périmètre des tâches confiées ;

  • Un esprit d’initiative et de coopération (collaboration étroite avec la Direction Régionale et la responsable de gestion), prise d’initiatives, capacité à faire des propositions ;

  • Polyvalence, capacité d’adaptation et réactivité aux demandes ;

  • Rigueur et méthode : capacité à suivre les dossiers confiés et à en rendre compte ;

  • Autonomie et réflexivité : capacité à identifier les difficultés afin de les analyser et de trouver des solutions avec les coproducteurs de l’activité ;

  • Capacités rédactionnelles ;

  • Maîtrise des principaux outils bureautique (suite Office).

Une expérience dans la fonction publique serait un plus.

Informations complémentaires :

·       Poste de contractuel de la fonction publique à durée déterminée de 2 ans

·       Cadre d'emploi de catégorie B (Bac+2)

·       Déplacements à prévoir à Lyon (siège Anact), 4 à 6 par an.

·       Poste à pourvoir à temps plein dès que possible

·       Télétravail possible

·       RTT

·       Mutuelle et prévoyance

·       Titres restaurants

 Dossier de candidature : CV + LM obligatoires à envoyer avant le 29 février 2024

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    En postulant à une offre d’emploi de l'Agence nationale pour l'amélioration des conditions de travail, responsable du traitement, et conformément aux articles 38 et suivants de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, vous nous autorisez à collecter vos données personnelles et à les utiliser dans le cadre d’un processus de recrutement et de toute procédure d’embauche. Vous disposez notamment d’un droit d’accès, de suppression, de rectification et d’opposition aux informations qui vous concernent en en vous adressant à dpo@anact.fr.