Assistant.e de direction

69009 Lyon
CDD

A propos de Nous

L'Agence nationale pour l'amélioration des conditions de travail (Anact) est un établissement public national à caractère administratif placé sous la tutelle du ministre en charge du Travail (www.anact.fr). L'Anact a vocation à améliorer les conditions de travail en agissant notamment sur l'organisation du travail et les relations professionnelles.

L’Anact s’appuie sur un réseau de 16 agences régionales (les Aract) pour développer des projets au plus près des besoins des femmes et hommes au travail, des organisations et des territoires.

Votre mission, si vous l'acceptez

Activités principales confiées

Sous la responsabilité directe de la Directrice Générale de l'Anact et en collaboration étroite avec l'équipe de direction, l'assistant.e de direction sera amenée, dans le cadre de ses missions, à être en relation avec de nombreux interlocuteurs internes et externes. Il.elle exercera les activités principales suivantes :

  • Gestion administrative courante : gestion du courrier, gestion des boîtes mail (secrétariat du CA, anact.fr), mise en forme de documents,

  • Gestion des sollicitations externes et internes de RDV pour la direction,

  • Gestion du CA (ODJ, gestion documents, envoi convocation, préparation des salles, suivi du fil de discussion, gestion des projections de documents, gestion des frais de déplacements des administrateurs, gestion du compte rendu),

  • Mise à jour des listes des membres du CA et des CPR,

  • Gestion des réunions des partenaires sociaux (ODJ, gestion documents, envoi convocation, préparation des salles, suivi du fil de discussion, gestion des projections de documents, gestion du compte rendu),

  • Organisation des dialogues de gestion des régions (prise de rdv, envoi des documents aux participants, tableau de suivi),

  • Gestion du conseil scientifique (planification, gestion des invitations, organisation logistique),

  • Gestion de l’agenda de la direction et des déplacements,

  • Gestion et coordination des calendriers des différentes instances de l’agence (odj des réunions EDR, DR-RD et COCOR),

  • Suivi et mise à jour des décisions et autres documents (carte achat, Ordre de missions, délégations…),

  • Suivi des dépenses de la direction générale,

  • Gestion des achats émanant de la direction (DEJ, SF),

  • Gestion des documents finalisés et des conventions de recettes-partenariats.

 Des pics d’activité réguliers liés à l’organisation des différentes instances seront à prévoir.

Le profil idéal, selon nous

Formation, expérience professionnelle et compétences

  • Bac + 2 : BTS Assistant.e de direction,

  • Expérience exigée d'assistant.e de direction entre 3 et 5 ans minimum,

  • Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, Internet, etc.),

  • Compétences spécifiques : gestion des agendas et des RDV, mise en œuvre d'une procédure, gestion de l’organisation matérielle des réunions, maîtrise des règles et processus budgétaires et comptables (GBCP, commande publique),

  • Capacité d’adaptation et d’anticipation, autonomie, organisation, rigueur, discrétion et confidentialité, réactivité, disponibilité, sens des relations humaines.

Lieu d’exercice :

Le poste sera basé à Lyon

Télétravail possible en fonction de l’activité

Conditions de recrutement :

- Prise de poste dès que possible,

- Contrat de droit public à durée déterminée de 3 ans,

- Rémunération en référence à la grille des cadres techniques de l’Anact, en fonction de la durée de l’expérience,

- Mutuelle et prévoyance,

- Titres restaurant.

Dossier de candidature : CV et LM obligatoires à envoyer avant le 29 février 2024

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    En postulant à une offre d’emploi de l'Agence nationale pour l'amélioration des conditions de travail, responsable du traitement, et conformément aux articles 38 et suivants de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, vous nous autorisez à collecter vos données personnelles et à les utiliser dans le cadre d’un processus de recrutement et de toute procédure d’embauche. Vous disposez notamment d’un droit d’accès, de suppression, de rectification et d’opposition aux informations qui vous concernent en en vous adressant à dpo@anact.fr.